Terve ettevõtte ja kollektiivi kolimine on kahtlemata suur otsus ja vajab pikemat planeerimist ning ettevalmistust. Kui see tähtis otsus on lõpuks tehtud ja kollektiivi teavitatud, siis kuidas tagada, et kolimine oleks kõikidele osapooltele sujuv ja võimalikult stressivaba?
Koosta kolimiseks kindel eelarve
Nüüd on ideaalne aeg mõelda ka ettevõtte enda pikemate plaanide ja strateegiate peale. Mõned küsimused, mida peaks enne uue kontori, lao või tootmishoone ostmist või rentimist kaaluma:
- Kas plaan on tootmist laiendada? Kas laopinda on juurde vaja?
- Kas seoses tootmise laiendamise või uute teenuste pakkumisega tekib vajadus ka täiendava personali järele?
- Milline peab oleme uue hoone infrastruktuur?
- Mis on hetkel vanas hoones puudu, mida võiks uude hoonesse planeerida?
Need on vaid mõned näited küsimustest ja asjadest, mida peaks hoolikalt läbi mõtlema ja planeerima.
Loomulikult tekitab kolimine kulutusi, kuid kui mõelda uue hoone omaduste ja inventari peale, siis on eelarve kujundamine väga palju sõltuv sellest, millised on ettevõtte vajadused ja ootused.
Seega esmalt tuleks suhelda enda kollektiiviga, mille järel kaardistada täpsemad punktid ning alles siis on võimalik tegeleda pakkumiste küsimise ning detailse eelarve koostamisega.
Asukoht
Asukoha valik sõltub ettevõtte tegevusvaldkonnast. Tootmisettevõtte puhul pole ilmselt mõistlik rentida pinda Tallinna kesklinnas, kuna see pole logistiliselt ega finantsiliselt ilmselt väga efektiivne. Eelistada võiks tööstusrajoone ja tehnoparke, kus on piisavalt ruumi ning müügiks või rendiks pakutavate hoonete valik suurem.
Küll aga võiks Tallinna kesklinna peale mõelda galeriid, stuudiod ja teenusepakkujad. Selliste ettevõtete eesmärgiks on leida võimalikult suurt klientuuri ning tagada enda klientidele kiire ja mugav ligipääs enda toodetele ja teenustele.
Aadressi muudatusega seoses on vajalik uuendada ka visiitkaardid, info andmebaasides, aadress meili jalustes, koostööpartnerite ja klientide teavitamine ning muud sarnased tegevused.
Unustada ei tohiks jällegi ka enda kollektiivi vajadusi – kas hoonele pääseb ligi ühistranspordiga? Kas hoone lähedal on piisavalt sööklaid? Ja muud sarnast.
Kolimisteenused
Kolimine on mõistlik anda professionaalidele. Kolimisteenused saavad iga valdkonna ettevõttele olla nõu ja jõuga abiks, sealhulgas aidata planeerimisel ning asjade hoiustamisel.
Enne kolimisteenuste palkamist tuleks läbi mõelda ka pakendamise kohta. Enamik kolimisteenuse pakkujaid saavad müüa ja soovitada sobivaid pakendeid, kuid soovi korral võib loomulikult ka ise pakendid hankida.
Soovitatav on enne pakendi sulgemist teha vastav markeering, et uues hoones oleks teada mis ja kelle asjad pakis sees on. Pakendi valimisel ja pakendamisel peab kindlasti mõtlema ka transpordi turvalisusele, et kõik tooted jõuaks ikkagi ilusti tervena kohale.
Kolimisteenuste puhul võib uurida ja kaaluda ka erinevaid lisateenuseid, näiteks kontorimööbli lahti monteerimine ja kokkupanemine uues kontoris või raske ja suurte mõõtudega seadmete transport.
Lepi kolimisfirmaga kokku täpne ajakava, jälgi ka enda kollektiivis, et ajalised lubadused oleks täidetud ning kindlasti tasuks uues kohas käia mõned korrad vähemalt planeeriva pilguga, et kõik pisidetailid oleks paigas.
Silmas peaks pidama ligipääsetavust – kas suur kolimisauto pääseb hoovi või laadimisalale, kas suuremõõtmelised asjad mahuvad koridoridest ja ustest läbi jne.
Kokkuvõtteks on põhiline planeerimine ja kommunikatsioon nii enda töötajate, kolimisteenuste pakkuja kui ka uue hoone omaniku või rentniku vahel.