Näpunäiteid parema elu suunas

Aja- ja projektijuhtimise koolitaja Kristjan Otsmann andis välja raamatu „Hetk. 12 sammu parema elu poole“. Enda aja ja elu edukamaks juhtimiseks vaata üle enda igapäevane elu. Siin on mõned näpunäited Kristjanilt, kuidas seda teha.

Uuri ennast

1. Kuidas valmistud homseks päevaks? Milline rutiin aitab sul mõista, mida homme tahad teha või pead tegema?

2. Kui sageli vaatad üle enda tegevusi? Milline see rutiin välja näeb? Kuidas käitud siis, kui oled teel ning vahepeal ei saa päris hästi aru, kus sa asud? Võtad kaardi välja, uurid ümbruskonda, teed kindlaks enda asukoha kaardil ning otsustad, millises suunas jätkata. Ajamaastikul kehtib sama põhimõte: aeg-ajalt on kasulik hetkeks seisatuda, määrata enda asukoht kaardil ning jätkata liikumist võetud suunas, vajadusel kavandatavas teekonnas väikeseid muudatusi tehes. Kui astud korraks elurattalt maha ning vaatad end veidi eemalt, siis mõistad paremini enda olukorda ning näed selgemalt, mida järgmisena teha. Piltlikult väljendudes tõused ülevaatusel veidi kõrgemale, nägemaks avaramat pilti.

„Igapäevane hambapesu”

Iga päev võtan 10-30 minutit selleks, et tõusta tavaelust veidi kõrgemale ning silmitseda enda tegemisi eemalt. See harjumus on muutunud niisama rutiinseks kui igapäevane hambapesu.

Iga tööpäeva lõpus vaatan esmalt tagasi möödunud päevale ning kiidan end oluliste asjade eest, millega toime tulin. Isegi juhul kui päev läks halvasti, leian sellest kas või mõne pisiasja, mis sujus hästi ning millest oli kasu, või mõne juhtumi, millest õppisin edaspidiseks. Kui end iga päev sel moel õlale patsutan, siis see süvendab eneseusku ja annab julgust vapralt edasi liikuda.

Seejärel otsustan iga saabunud kirja, paberi või mõtte puhul, mida ma sellega peale hakkan. Millised tegevused sellega kaasnevad? Need tegevused lisan tegevusnimestikku või kalendrisse. Kui kohe pole vaja saabunud materjaliga tegeleda, siis viskan selle ära, arhiveerin või lisan tegevuse tulevikutegevuste inkubaatorisse. Tihti vaatan üle ka delegeeritud tegevuste nimestiku ning vajadusel tuletan inimestele meelde kui nad on lubanud midagi ära teha, aga pole seda veel teinud.

Nüüd uurin homse päeva plaani ja otsustan, millised on paar-kolm olulist tegevust, mille kindlasti ellu viin. Samuti viskan pilgu järgmise päeva kohtumistele, askeldustele ja pisiasjadele, et oleksin saabuvaks päevaks valmis.

Selline igaõhtune ülevaatus vähendab märgatavalt negatiivset stressi, mida võiks maakeeli nimetada pahapaineks. Kui lõpetad päeva rahuliku meelega, lastes ebameeldivatel emotsioonidel minna, siis jaksad edasi liikuda märksa kindlamalt.
Kuigi ma pole budist, võtan õhtuti üha sagedamini 5-10 minutit budistlikuks mõtteaasal mediteerimiseks. Selle käigus käin läbi kolm etappi – kõige lihtsam on neid meelde jätta sõnaga AAS.

Andestus. Vaatan esmalt möödunud päevale tagasi ning annan kõigile – nii endale kui ka teistele – andeks eksimused ja ebameeldivused, püüdes ühtlasi mõista, miks me neil juhtuda lasime.

Armastus. Käin vaimus läbi kõik inimesed – nii enda kui ka teised -, kellega olen sel päeval suhelnud või kelle peale mõelnud, ning tunnen, et armastan neid tingimusteta.

Südamlik tänu. Olen tänulik kõige ja kõigi eest. Kui usud Jumalat, siis ole tänulik Jumalale; kui arvad olemas olevat algjõu või algallika, siis talle; kui usud universumi toimimisse, siis sellele. Kui oled ateist, siis tunne lihtsalt abstraktset tänu, et asjad on hästi.

Kui pühendad iga päev 5-10 minutit sellisele kiirele mõtisklusele, aitab see oluliselt vähendada taaka, mida enda senisest elust kaasas kanname. Selle mõne minuti jooksul teed inimeste ja möödunud päevaga rahu, suudad olla rohkem hetkes ning edaspidi tegutseda avarama meelega ja efektiivsemalt.

Pole vahet, kas tegelda igapäevase ülevaatusega päeva alguses või lõpus. Tee seda just siis, kui sulle kõige paremini sobib. Soovitan siiski võtta endale harjumuseks päev üle vaadata alati kindlal ajal – see aitab rutiini loomisele tublisti kaasa.

„Iganädalane saunaskäik”

Korra nädalas tõusen igapäevasest ülevaatusest veidi kõrgemale ning vaatan üle kogu nädala. Kui igapäevast ülevaatust võib võrrelda hambapesuga, siis iganädalast ülevaatust korraliku saunaskäiguga. Protseduur sarnaneb igapäevase ülevaatusega, kuid pilk ulatub kaugemale.

Esmalt vaatan möödunud nädalale tagasi ning leian selle igast päevast mõne tegevuse, mille üle on mul hea meel. Kui teed iga päev teoks olulisi asju, kujuneb terve nädal suurepäraseks. Kui mõni projekt on lõpetatud, arhiveerin sellega seotud materjalid ja premeerin end selle eduka lõpetamise eest.

Nüüd heidan pilgu enda kuu-, kvartali- ja aastaeesmärkidele, et veenduda: liigun endiselt võetud suunas. Kohe seejärel vaatan üle järgmise nädala või paari kava, et olla kindel: olen kavandatavateks sündmusteks valmis. Samuti planeerin igale järgmise nädala päevale paar olulist asja, mille kindlasti teoks teen.

Ülevaatuse käigus avastan tavaliselt ka tegevusi, mis on jäänud nimestikku kirja panemata – olgu nendeks nõupidamisel tehtud märkmed või mõni järgmise nädala tööd ettevalmistav samm. Lisan need enda tegevuste nimekirja ning otsustan, kuidas ja millal need ära teen.

Selline iganädalane ülevaatus võtab aega kuni tunni. Ülevaatus peaks olema konkreetne ja kiire. Levinuim komistuskivi sel puhul on kahe minuti reegli eiramine: ülevaatuse käigus teeme ära ainult alla kahe minuti nõudvad tegevused, kõik ülejäänud lisame tegevusnimestikku. Kui proovid kõiki tegemata toimetusi ära teha ülevaatuse käigus, võtab see aega mitu tundi või isegi paar päeva. Kui aga ülevaatus kujuneb liiga vaevarikkaks, siis on imelihtne sellest harjumusest loobuda. Ülevaatuse eesmärk on eelkõige suurendada selgust, mitte külvata segadust ja tekitada tööd juurde.

Iganädalase ülevaatuse käigus muudan aeg-ajalt ka enda ajasahtlite paigutust. Vahel loon mõne juurde ja likvideerin mõne, sest ajasahtlid peavad kajastama meie rolle elus. Tean inimesi, kes aeg-ajalt, iga paari-kolme kuu tagant kaardistavad uuesti enda rollid ning otsustavad kui palju ajast kulutavad mingi rolli täitmiseks. Oluline on hoida elus tasakaalu, et jagaksid piisavalt hoolt lähedastele, leiaksid aega enda arendamiseks ning tuleksid toime ka tööeluga.

Millisel päeval on kõige parem nädalat üle vaadata? Mõned eelistavad esmaspäeva, sest siis on nädala algus. Mõned kolmapäeva, sest neljapäeviti on näiteks nende osakonna infokoosolek. Mõned neljapäeva, sest reedel saab jäänud „sabad” ära lõigata. Mitmed reedet, sest siis lõppeb töönädal. Mõned pühapäeva, sest siis on läbi nädal tervikuna. Tee ülevaatust just sel päeval, mis sobib sinu elurütmiga. Vahet pole, millisel nädalapäeval, kuid korralda ülevaatus esimese toiminguna hommikul, sest see nõuab värsket ja energilist vaimu ning õhtul ei pruugi enam olla piisavalt jaksu seda korralikult teha. Tean paari tiimi, kes teevad ülevaatust koos, ühise laua taga neljapäeva või reede hommikul. Koos nädala ülevaatamisest tõuseb mitmekülgne kasu: kuigi kõik teevad suurema osa ajast tööd vaikides, saad kiiresti ametivennalt või -õelt küsida infot mõne pooleli projekti kohta, samuti tagab ühine ülevaatus esiteks ühesuguse arusaama asjadest ja teiseks segame koos toimides üksteist vähem.

Pilk eesmärkidele

Iga kuu või paari järel võtan veidi rohkem aega, et tõusta veel kõrgemale ning tegeleda enne iganädalast ülevaatust eesmärkide ülevaatusega. Selle käigus täpsustan vajadusel eesmärki ning sõnastan enda kvartali- või kuueesmärgi, et selgusele jõuda: tegelen endiselt suurema osa ajast oluliste asjadega.

Korra aastas, soovitatavalt koos järgmise aasta eesmärkide sõnastamisega, on hea üle vaadata ka enda visioon ning sõnastada sellest tulenevalt uue aasta eesmärgid.

Harjuta

1. Võta igal hommikul või õhtul 15-30 minutit, et vaadata üle möödunud ja saabuv päev. Kiida end lõppenud päeva eest ja lepi endaga kokku, millised on paar-kolm olulist toimingut, mille eeloleval päeval kindlasti ära teed.

2. Võta kord nädalas tunniks aeg maha, et vaadata üle möödunud ja eelolev nädal. Tee seda igal juhul kolm kuni viis nädalat järjest ning siis lihvi ülevaatuse koostisosi. Vajadusel koosta ülevaatuse kontrollnimekiri, et saaksid paremini ülevaatusele keskenduda.

3. Iga kuu alguses või lõpus otsusta, millised on suured sammud järgmisel kuul ning mida pead nende saavutamiseks eeloleval nädalal tegema. Hoolitse selle eest, et teaksid, millised on need sammud nii eraelus, enesearendamises kui ka töistes tegemistes.

Allikas: Kristjan Otsmanni raamat „Hetk. 12 sammu parema elu poole”

Foto: https://lh3.googleusercontent.com/-M22jofzjkPs/USAyRkjQRwI/AAAAAAAAAqs/-kEWVsObYoQ/s720/tumblr_mcq2np3C6e1rovd3no1_500.gif